Dokumendiregistri kasutusjuhend

Klikates lingil DOKUMENDIREGISTER avaneb dokumendiregistri avaleht. Dokumendiregistri avalehe vasakus veerus kuvatakse dokumendipuu dokumendiliikide kaupa. Dokumendi otsimiseks tuleb kõigepealt valida dokumendipuus soovitava dokumendi liik.
Klikates vastavale dokumendiliigile, avaneb otsinguvorm, mis võimaldab otsida konkreetset dokumenti erinevate andmete järgi. Vajutades „Otsing dokumendiregistrist" ja pärast otsinguks teadaolevate andmete sisestamist, tuleb vajutada klahvile „Otsi", misjärel kuvatakse otsitava dokumendi metaandmed. Kui dokumendi andmete väljal on täidetud ka väli „Fail", „Avalikustatavad failid" või „Digitaalselt allkirjastatud fail", on lisaks dokumendi metaandmetele võimalik näha ka dokumenti ennast.
Vajutades klahvile „Otsi" ilma dokumendi parameetreid määratlemata, avaneb nimekiri kogu valitud liigi dokumentidest registreerimise kuupäeva järgi kahanevalt (uuemad dokumendid on eespool).
 
 
Dokumendiregistri  sisujuht 
 
Lähtudes „Avaliku teabe seaduse" § 12 lõikest 1 (dokumendiregistris registreeritakse asutusele saabunud ja asutusest väljasaadetud dokumendid, asutuses koostatud õigusaktid ning asutuse sõlmitud lepingud) ja „Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse" § 23 lõikes 5, § 31 lõikes 1, § 51 lõigetes 6 ja 7 sätestatust (valla omavalitsusorganite õigusaktid, istungite protokollid peavad olema igaühele kättesaadavad) on Imavere Vallavalitsuse dokumendiregistri avalikus vaates (edaspidi dokumendiregistris) võimalus saada informatsiooni järgmiste dokumentide kohta:
1) Imavere Vallavalitsusse kui ametiasutusse (edaspidi ametiasutus) saabunud ja ametiasutusest välja saadetud dokumendid (sh teabenõuded ja andmed avalike koosolekute registreerimisest);
2) Imavere valla õigusaktid (volikogu ja vallavalitsuse määrused, volikogu otsused, vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad);
3) Imavere vallaga ametiasutuse kaudu sõlmitud lepingud;
4) volikogu ja vallavalitsuse istungite protokollid.
 
Dokumendiregistri kaudu dokumentide avalikustamine
 
Dokumendiregistri kaudu on avalikustatud dokumendid järgmiselt:
1) volikogu ja vallavalitsuse õigusaktid (otsus, korraldus, määrus). Vastavalt „Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse" §-dele 23 ja 31 avalikustatakse volikogu ja vallavalitsuse õigusaktid valla põhimääruses sätestatud korras (paberkandjal kättesaadavad vallakantseleis ja avalikustatud Imavere valla veebilehel dokumendiregistri kaudu). Volikogu määrused avalikustatakse vastavalt „Riigi Teataja seadusele" ja „Kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele" Riigi Teatajas, valla veebilehel ning dokumendiregistris;
 2) volikogu ja vallavalitsuse istungite protokollid.  Vastavalt „Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse" § 23 lõikele 5 ning § 51 lõikele 7 peavad volikogu ja valitsuse istungite protokollid olema igaühele kättesaadavad valla dokumendiregistris või valla kantseleis;
 3) dokumendiregistris registreeritud ja asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvad elektroonilised dokumendid (asutusse saabunud ja asutusest väljastatud dokumendid, lepingud), millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.
 
Dokumendiregistris registreeritud dokumente, millele ei ole seadusega kehtestatud avalikustamise kohustust, on võimalik seadustega sätestatud alustel ja korras saada teabenõude korras. 
Dokumendiregistri kaudu avalikustamata õigusaktidega on võimalik tutvuda ametiasutuses koha peal või neid saada teabenõude korras.
Dokumendiregistri kaudu avalikustatud dokumendid võivad sisaldada teavet, millele on seaduses sätestatud alustel kehtestatud juurdepääsupiirang. Sellisel juhul on dokumendid avalikustatud ainult sellises osas, millele juurdepääsupiirang ei kehti.
 
Kokkuvõte
1. Avaliku teabe seadusest tulenevalt on dokumendiregistrist leitavad ametiasutusse saabunud või ametiasutuses loodud ja väljastatud dokumentide registreerimisandmed (sh elektroonilised dokumendid) ning lepingud, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.
2. Dokumendiregistri kaudu on dokumendid avalikustatud järgmiselt: volikogu ja vallavalitsuse õigusaktid (määrused, korraldused, otsused), v.a teave, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang.
3. Volikogu ja vallavalitsuse istungite protokollid, v.a teave, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang.